24

JUNI

24

JUNI

24

JUNI

24

JUNI

BLOG

De bestuursopvolging: 6 tips

Continuïteit in een bestuur is vaak een hachelijk zaak. Vindt maar eens goede opvolgers die ook nog eens goed kunnen samenwerken met de rest van het bestuur en de overige (vrijwillige) medewerkers. En iemand die kan en wil voortborduren op de bestaande organisatie.

 

Continuïteit in bestuur is belangrijk om een organisatie te laten groeien. Een nieuw bestuur moet voortbouwen op datgene wat er in het verleden door de organisatie is opgebouwd en daar nieuwe groei aan toevoegen. Alleen dan voorkom je dat een nieuw bestuur telkens het wiel opnieuw moet uitvinden.

BLOG

BLOG

Behoefte aan een vrijblijvend gesprek over bestuurskwesties?

Dat wil natuurlijk niet zeggen dat er nooit iets mag veranderen. Een organisatie moet altijd met veranderingen in zijn omgeving meegaan en daar op tijd op anticiperen. Maar vooral bij organisaties die volledig op vrijwilligers drijven, heb ik te vaak gezien dat met het vertrek van een aantal bestuursleden veel kennis verloren ging en de organisatie een paar flinke stappen achteruit deed, voordat er weer stappen vooruit gezet werden.

Aandacht voor continuïteit van bestuur is voor alle organisaties van belang, maar voor vrijwilligersorganisaties in het bijzonder. Vrijwilligersorganisaties zijn in mijn ogen zelfs bovenmatig kwetsbaar met betrekking tot hun bestuurlijke continuïteit. Er is in de meeste gevallen namelijk nauwelijks enige (juridische) structuur die daar voor zorgt. Als er medewerkers in dienst zijn of zelfs een directeur, dan draagt dat al voor een belangrijk deel bij aan die bestuurlijke continuïteit. Maar als de organisatie alleen uit vrijwilligers bestaat, dan zijn zij het en met name de bestuursleden die voor de continuïteit moeten zorgdragen.

 

Rampscenario’s

De afgelopen jaren heb ik het heel wat keren fout zien gaan. En inmiddels is daar ook wel een patroon in te herkennen. Hieronder wil ik een paar van deze rampscenario’s uit de praktijk schetsen. Tenslotte sluit ik af met een aantal tips om deze rampen te voorkomen.

 

Tot op het tandvlees

Niet zelden tref ik een organisatie aan waar er al jaren gezocht wordt naar nieuwe vrijwilligers en bestuurders en dat er zich maar niemand meldt die het werk wil doen. Maar het grote verantwoordelijkheidsgevoel voor de organisatie – soms nog de oprichters zelf – zorgt ervoor dat bestuursleden en overige vrijwilligers maar blijven zitten en het hoofd boven water proberen te houden.

Als er dan uiteindelijk toch iemand opstaat om de organisatie nieuw leven in te blazen, heb ik verschillende keren gezien dat veel op dat moment zittende bestuursleden en/of vrijwilligers denken “en nu kan ik er uit”. Met als risico dat dat ene bestuurslid binnen de kortste keren nauwelijks nog een team om zich heen heeft en – als het tegenzit – na een paar maanden al afgebrand is.

 

De alles moet anders bestuurder

Soms haal je als bestuur – zonder dat dat een hele bewuste keuze is – een “alles moet anders” bestuurder in huis. En daar zijn vrijwilligersorganisaties bijzonder kwetsbaar voor. Ik zie met enige regelmatig een kritische vrijwilliger die zich opwerpt als bestuurslid met een dergelijke agenda.

 

Nu wil ik niet zeggen dat het niet goed is om een vereniging of stichting af en toe eens flink op te schudden. Maar het allerbelangrijkste bij een organisatie die voor het overgrote deel uit vrijwilligers bestaat, is dat het goede van de organisatie behouden blijft. En daar is een grote mate van bestuurlijke continuïteit en stabiliteit voor nodig.

 

Plotseling vertrokken

Soms is een bestuurslid plotseling “vertrokken”. In het ergste geval kan er ook nauwelijks nog een overdracht plaatsvinden of is het moeilijk om bepaalde goederen (bijvoorbeeld de administratie bij van de penningmeester) overgedragen te krijgen. In zo’n geval kan er ook sprake zijn van een burn-out, waarbij een vertrekkend bestuurslid overspannen is geraakt.

Om dit soort situaties voor te zijn is het van belang ook het werk en functioneren van bestuursleden te evalueren. Dus los van de waan van de dag reflecteren op het functioneren van individuele bestuursleden en het bestuur als geheel. De werkbelasting moet daarbij een integraal onderdeel zijn.

 

Tips:

 

1. Hanteer een rooster van aftreden

Vaak is de termijn van een bestuurslid statutair bepaald. Dat betekent ook dat het rooster van aftreden periodiek aan de orde moet komen binnen het bestuur.

 

2. Begin op tijd met werven, want werven kost tijd

Het rooster van aftreden geeft ook aan wanneer je moet beginnen moet werven. Daarnaast moet je als bestuursleden continue je voelhorens uitsteken en op zoek zijn naar mogelijke kandidaten. Iemand met hart voor de zaak wel best nog een jaar wachten tot de voorzittersfuncties vacant komt.

 

3. Stel een duidelijk profiel op

De functie van een duidelijk profiel is niet alleen om kandidaten te werven, maar ook om binnen het zittende bestuur en binnen de organisatie een gezamenlijk idee te ontwikkelen wat voor een bestuurslid er nodig is voor de organisatie.

 

4. Laat een aspirant bestuurder een tijdje meedraaien vóór de formele benoeming

Vanuit het idee dat nieuwe bestuursleden een belangrijke bijdrage moeten leveren aan de continuïteit, is het heel van zelf sprekend dat er ruim de tijd wordt genomen om een bestuurslid in te werken. Dat is ook een mooie gelegenheid om beide partijen aan elkaar te laten wennen en een moment te kiezen waarop je over gaat op de formele benoeming. Uiteindelijk moet een bestuurslid ook goed in het team en in de organisatie passen.

 

5. Voer een exitgesprek en neem afscheid

Probeer altijd een exitgesprek te voeren. Ook of juist als het vertrek van een bestuurslid met de nodig heibel gepaard is gegaan. Voorwaarde voor zo’n gesprek is natuurlijk dat de partijen boven de emotie van de dag kunnen uitstijgen en in staat zijn enigszins te reflecteren.

En dan hoort daar ook een afscheid bij. Hoe groot of hoe klein ook. Ook dat is een onderdeel van een professionele organisatie en draagt bij een de continuïteit van bestuur. Want dan is een bestuur in staat om te gaan met komende en vertrekkende bestuursleden.

 

6. Probeer ex-bestuursleden betrokken te houden bij je organisatie.

Helaas zie ik dat nog maar weinig bij verenigingen en stichtingen gebeuren. En toch zou het goed zijn om daar een vorm voor te vinden. Ook dat draagt bij tot de continuïteit van de organisatie. De kennis en ervaring van deze bestuurders blijft dan immers behouden.

Ex-bestuursleden kunnen natuurlijk weer ander vrijwilligerswerk gaan doen, maar je kunt ex-bestuursleden ook vragen om mee te blijven denken op meer strategisch niveau op bijvoorbeeld een heide dag of een andere jaarlijkse bijeenkomst.

LAAT ONS JE TERUGBELLEN

Stationsstraat 79-G

3811 MH, Amersfoort

8.30 - 17.00 uur Maandag t/m Vrijdag