24

JUNI

24

JUNI

24

JUNI

24

JUNI

BLOG

De Turn Key Patiëntenorganisatie

Door Erik Thier

 

Vaak hoor ik de wens bij besturen van patiëntenorganisaties om meer op afstand te kunnen besturen. Besturen op hoofdlijnen met een beperkte tijdsinvestering. De praktijk is meestal anders; de bestuursleden zijn de kartrekkers en degenen die de meeste tijd in de organisatie investeren. Te vaak  bezig met uitvoerende en operationele zaken en te weinig tijd en aandacht voor strategie en de langere termijn visie.

 

Een situatie die ook bij veel (startende) ondernemers aan de orde van de dag is. En dat is als je een bedrijf begint, vanzelfsprekend. De ondernemer moet immers alles zelf uitvinden en ontdekken om zijn bedrijf tot een succes te maken. Maar al snel vormen de dagelijkse beslommeringen een belemmering om te kunnen groeien.

BLOG

BLOG

Wil jij een Turn Key Patiëntenorganisatie?

Meld je nu aan voor een gratis adviesgesprek.

En dat geldt ook voor patiëntenorganisaties. Om een organisatie te kunnen laten groeien en ontwikkelen is het noodzakelijk om tijd en energie te besteden aan de lange(re) termijn. Waar wil je naar toe en wat is er nodig om dat te bereiken.

 

De Amerikaanse International Business Coach Howard Partridge hanteert een eenvoudig model om een organisatie te bouwen waarbij de aandacht voor relevante bestuurlijke thema’s goed verdeeld is. Hij noemt dat het werken naar een “Turn Key Organisatie”. Een organisatie die draait als een machine, waarvan je de sleutel eenvoudig kunt overdragen aan een ander.

 

Stap 1: Aandachtsgebieden

In een eerdere blog besteedde ik al aandacht aan de klassieke aandachtsgebieden binnen een bedrijf en hoe dit model is toe te passen op een patiëntenorganisatie. Deze aandachtsgebieden zijn:

 

 

  • Strategie
  • Productie
  • Marketing en Sales
  • Human Resources
  • Administratie
  • Research en Development (R&D)

 

Wat opvalt is dat bij veel patiëntenorganisaties de meeste aandacht van het bestuur en de organisatie uitgaat naar Productie: het maken van de producten en uitvoeren van de diensten van de organisatie op het gebied van Voorlichting, Lotgenotencontact en Belangenbehartiging. Maar hoe kun je er voor zorgen dat er ook voldoende aandacht is voor de andere gebieden?

 

Laten we een concreet voorbeeld nemen om dit te illustreren. Elke organisatie heeft inmiddels wel een website. Eén of meerdere vrijwilligers onderhouden de website en zorgen er voor dat de website actueel blijft en dat de informatie die er op staat correct is. Dit is feitelijk de productie van de website. Het product is de informatievoorziening aan leden en niet leden.

 

Maar de webredactie houdt zich over het algemeen niet bezig met de promotie van de website en de promotie van je diensten en producten. Dan praat je over de Marketing van je producten en diensten. Veel websites van patiëntenorganisaties worden “vanzelf” gevonden via Google en hebben dus op een organische manier al veel bezoekers. Maar is dat het doel van je website? Of wil je dat mensen ook in actie komen: lid worden, vrijwilliger worden of iets bestellen. Gerichte marketing kan je helpen om ook dat soort doelstellingen voor je website te bereiken. Lees daarover ook mijn eerder gepubliceerde Blog en Webinar.

 

Maar wat is eigenlijk precies de doelstelling van je website. Waarom heb je een website? Is je website vooral bedoeld om voorlichting te geven en moeten mensen zo snel mogelijk vinden wat ze zoeken? Of is je website eigenlijk vooral een webshop waarmee je mensen lid wilt maken of iets wil verkopen? Dit zijn strategische vragen waar je als organisatie een antwoord op moet formuleren. En dat is natuurlijk niet de taak van alleen de webredactie.

 

Dan de Administratie. Dat gaat niet alleen over de boekhouding; wat kost de website. Maar ook over andere statistieken waarmee je meet of je website succesvol is en in welke mate de website beantwoordt aan de doelstellingen die je heb gedefinieerd voor je website. Administratie gaat dus ook over het systematisch verzamelen en analyseren van de data van je website (bezoekers aantallen, verkopen, etc.) en dat vergelijken met doelstellingen.

 

En dan Human resources? Is dat ook van toepassing op ons voorbeeld: de webredactie? Jazeker. Dat is de taak van de vrijwilligerscoördinator. Daarbij gaat het om het werven, trainen en faciliteren van je vrijwilligers. Vergeet niet dat als je als organisatie zestig vrijwilligers hebt, je je organisatie al een middelgroot bedrijf kunt noemen. Systematisch aandacht besteden aan je belangrijkste kapitaal als organisatie – je vrijwilligers – is belangrijk om succesvol te zijn. Vaak worden er vooral dingen gevraagd aan vrijwilligers, maar geeft jouw organisatie ook iets terug? Sluit de organisatie wel optimaal aan bij de manier van werken van je vrijwilligers?

 

En tenslotte Research en Development. Ja ook een patiëntenorganisatie kan zoeken naar nieuwe diensten en producten voor haar achterban. Dat kunnen nieuwe onderdelen op de website zijn waar de webredactie over nadenkt, maar het ligt meer voor de hand dat een aparte werkgroep zich op dit onderwerp richt, omdat er meestal meer aspecten bij komen kijken dan alleen de website (wat is het product precies, hoe moet het gerealiseerd worden, wie gaat dat doen, hoeveel extra geld kost dat, etc.). Pas als het product klaar en getest is, kan het worden opgenomen in het “productieproces” van de website.

 

Om dat ene product – de website – succesvol te maken, is het dus noodzakelijk om niet alleen te zorgen dat er een webredactie is die de website maakt. Alle andere aandachtsgebieden zijn minstens zo belangrijk. Maar hoe kom dan tot een organisatie met aandacht voor al deze terreinen, zonder dat een paar vrijwilligers/bestuursleden alles doen?

 

Stap 2: De Matrix

Elk aandachtsgebied kent over het algemeen bestuurlijke activiteiten, coördinerende activiteiten en uitvoerende activiteiten. Bij veel organisaties – bij ondernemers maar zeker ook bij patiëntenorganisaties – zijn de bestuursleden ook veel bezig met de uitvoering. En in het ergste geval met alleen de uitvoering van de productie.

 

De onderstaande tabel (alleen zichtbar op Desktop of Tabletversie) maakt dat inzichtelijk en stelt je in staat om duidelijk aan te geven wie op welk terrein welke rol vervult.

Bij een sterk uitvoerend bestuur zul je zien dat in bijna alle vakjes de namen staan van bestuursleden. Het is de kunst om in deze tabel de namen van bestuursleden te vervangen door andere namen. Je begint daarbij op de onderste regel en werkt langzaam naar boven. Op die manier kom je langzaam tot een situatie waarin bestuursleden zich vooral bezig kunnen houden met besturen en leiding kunnen geven aan de organisatie.

 

Wil jij een Turn Key Patiëntenorganisatie? Meld je nu aan voor een gratis adviesgesprek.

LAAT ONS JE TERUGBELLEN

Stationsstraat 79-G

3811 MH, Amersfoort

8.30 - 17.00 uur Maandag t/m Vrijdag