24

JUNI

24

JUNI

24

JUNI

24

JUNI

BLOG

Er is geen tekort aan vrijwilligers!

Vrijwilligers: Human Resources voor verenigingen en stichtingen

Door Erik Thier

 

In mijn eerdere blog heb ik het belang geschetst van vrijwilligersmanagement en dat vrijwilligers eigenlijk de Human Resources van een vereniging of stichting zijn. Vrijwilligers managen gaat dus eigenlijk over Human Resources of personeelszaken. Want vergis je niet. Met meer dan 50 vrijwilligers ben je eigenlijk al een middelgroot bedrijf.

 

Maar de meeste vrijwilligersorganisaties beschikken niet of nauwelijks over de middelen om structureel aandacht te besteden aan de HR binnen hun organisatie.

 

Maar wat is het vrijwilligersmanagement nu eigenlijk precies? Het vrijwilligersmanagement houdt zich bezig met het werven en faciliteren van vrijwilligers. Dus zorgen dat ze hun werk kunnen doen en dat ze er plezier in hebben. Veel verenigingen en stichtingen drijven op het werk van vrijwilligers. Hun bijdrage is essentieel voor het realiseren van de doelstellingen van de organisatie.

BLOG

BLOG

Doorpraten over vrijwilligersmanagement?

Vraag een gratis  adviesgesprek aan.

Het vrijwilligersmanagement is niet het aansturen van vrijwilligers. Vragen als Wie, doet Wat, Wanneer horen bij de inhoudelijke taken waar een vrijwilliger zich mee bezighoud en bijvoorbeeld de werkgroep waar hij of zij deel van uitmaakt. Natuurlijk gebeurt het bij kleine organisaties dat vrijwilligersmanagement en inhoudelijke aansturing bij dezelfde persoon liggen (eenvoudigweg omdat het nu eenmaal een kleine organisatie is), maar het is goed om je te blijven realiseren dat het een fundamenteel andere activiteiten gaat.

 

Veranderingen

 

Belangrijk is om ons te realiseren dat de wereld van de vrijwilliger sterk in beweging is. Organisaties klagen nogal eens dat hun vrijwilligers niet aan de eisen voldoen die aan hen gesteld worden, maar vergis je niet; veel vrijwilligers stellen ook hoge eisen aan jouw organisatie.

In deze tijd waar iedereen druk, drukker, drukst is, verwachten vrijwilligers ook dat hun vrijwilligerswerk ook henzelf iets oplevert. En wat kun jij daar als organisatie aan doen. Wat geef jij je vrijwilligers? En dat gaat niet over geld, maar over kennis, ervaring, waardering, voldoening. Dat soort waarden zijn belangrijk om vrijwilligers te blijven motiveren om voor je organisatie te werken.

 

Proces

 

Het verschil tussen de inhoudelijke aansturing van een vrijwilliger en het vrijwilligersmanagement wordt duidelijk als je kijkt naar de verschillende processen.

De inhoudelijke aansturing van vrijwilligers gaat over het produceren of leveren van je diensten/producten ten behoeve van je achterban. In mijn eerdere blog noemde ik dat het aandachtsgebied Productie en waren er nog zes andere aandachtsgebieden waar een organisatie zich mee bezig hoort te houden. Bij het aandachtsgebied Productie gaat het over het maken van je verenigingsblad, de website, het organiseren van informatiebijeenkomsten, etc.

 

Bij het aandachtsgebied HR of Vrijwilligersmanagement gaat het over een ander proces. Dat proces bestaat uit de volgende stappen.

Wat hieruit blijkt is dat het vrijwilligersmanagement weinig te maken heeft met het maken van de diensten/producten van je organisatie, maar echt een zelfstandig aandachtsgebied is.

Ik zal de verschillende stappen hieronder toelichten.

 

1. Werven

 

Voor veel organisaties begint hier al het probleem: “We kunnen niet genoeg vrijwilligers vinden”. In mijn overtuiging zijn er ook in deze tijd van individualisering, waarbij het eigen belang altijd voorop lijkt te staan, nog heel veel mensen die juist zoeken naar inhoudelijke betrokkenheid en de mogelijkheid om hun passie ergens in te stoppen. En misschien zijn mensen er juist in deze tijd veel mensen die er naar op zoek zijn om zich “ergens hard voor te kunnen maken”.

En dat kan bij uitstek bij patiëntenorganisaties en andere goede doelen. En dat is dus ook wat je als organisatie te bieden hebt en zoals je je vraag naar vrijwilligers moet positioneren. Vervolgens is het van belang dat je organisatie ook goed aansluit bij de manier van werken van de “moderne” vrijwilligers; digitaal, projectmatig, betrokken, etc.

 

2. Opleiden

 

Het trainen en opleiden van je vrijwilligers is een belangrijk onderdeel van het proces. Natuurlijk om er voor te zorgen dat ze goed gekwalificeerd hun werk kunnen voor je organisatie, maar misschien nog belangrijk is het trainen en opleiden van je vrijwilligers om ze iets waardevols terug te geven. Iets waar zij zelf ook iets aan hebben. Het trainen en opleiden moet dus niet iets zijn wat de vrijwilliger persé moet doen om vrijwilligers te kunnen zijn, maar eerder een gift van jouw organisatie als beloning voor hun inzet.

Het opleiden of trainen van een vrijwilliger kan ook heel bescheiden van omvang zijn en bijvoorbeeld gaan over “Waar staat de organisatie precies voor, wat houdt jouw vrijwilligerstaak precies in en hoe voer je je vrijwilligerstaak uit?”. Soms vergeet je gewoon om met de bril te kijken van iemand die nieuw in je organisatie komt. Door in een vroeg stadium aan dit soort vragen aandacht te besteden, heb je een goede gelegenheid om kennis over te dragen en bijvoorbeeld uit te leggen hoe de organisatie werkt en in elkaar zit. Daarmee vergroot de kans dat de nieuwe vrijwilliger bijdraagt aan het bouwen aan je organisatie, in plaats van “alles anders” te willen doen.

 

3. Plaatsen binnen de organisatie

 

Ik noem dit onderwerp omdat ik het hier vaak mis zie gaan. Dan is er een vrijwilliger die zijn vinger op heeft gestoken, maar dan “landt” hij of zij niet binnen de organisatie. Bijvoorbeeld omdat de persoon onvoldoende aansluit bij de werkgroep of het team waarmee hij of zij gaat werken, omdat niet duidelijk is wat er van de vrijwilliger wordt verwacht of omdat het werk toch veel meer om het lijf heeft dan dat aanvankelijk is voorgespiegeld. Ook hierbij speelt het trainen en opleiden van je nieuwe vrijwilliger een belangrijke rol.

Een belangrijk hulpmiddel hierbij is de “Proefperiode”. Laat de vrijwilliger en het team gedurende een afgesproken periode aan elkaar wennen. Beide partijen houden dan de vrijheid om bij nader inzien niet met elkaar door te gaan. Zeker bij bestuursfuncties zou ik deze werkwijze willen aanraden.

 

4. Begeleiden en Coachen

 

Zodra de vrijwilliger daadwerkelijk aan de slag is, zullen en moeten de meeste contacten plaatsvinden met de persoon die zorg draagt voor de inhoudelijke aansturing of coördinatie. Maar vooral in het geval er problemen in de samenwerking plaatsvinden, is er een rol vanuit het vrijwilligersmanagement. Wat is het probleem en hoe kunnen we dat oplossen? Is er een andere plek binnen de organisatie waar deze vrijwilliger beter tot zijn recht komt?

 

5. Evalueren

 

Centraal bij dit onderdeel staat de vraag aan de vrijwilliger “Hoe gaat het met?” en “Heb je het naar je zin?”. Ik ben geen voorstander van de formele functioneringsgesprekken met vrijwilligers, maar het is wel van belang om af en toe met elkaar de samenwerking te bespreken en ruimte te geven om aan te benoemen wat er goed gaat en wat er minder goed gaat. En dat is natuurlijk van beide kanten.

Zo’n evaluatie kan ook aanleiding zijn om mensen de mogelijkheid te bieden nieuwe trainingen te volgen.

 

6. Exitgesprek

 

Bij veel organisaties is dit een ondergeschoven kindje. In veel gevallen gaat de relatie met een vrijwilliger als een nachtkaars uit of iemand vertrekt uit onvrede. Maar in beide gevallen kun je veel leren van een exit gesprek. Het biedt ook de mogelijkheid voor de vrijwilliger om een duidelijke punt achter het vrijwilligerswerk te zetten. Som is iemand al jaren niet meer actief en voelt iemand zich daar misschien ook een beetje schuldig over. Een exit gesprek kan dan helpen om toch op een goede manier uit elkaar te gaan.

Ik noem dit een exit gesprek, maar je kunt ook allerlei moderne middelen inzetten om aan de doelstelling van een exitgesprek te voldoen. Dat kan bijvoorbeeld ook over  de mail, via een online enquête, via een skype gesprek of met behulp van meerdere van deze kanalen.

 

7. Betrokken houden

 

Dit onderdeel zie ik maar heel weinig bij vrijwilligersorganisaties. En dat is jammer, want je ex-vrijwilligers kunnen nog steeds een belangrijke rol voor je organisatie vervullen. Bijvoorbeeld als ambassadeurs, of als klankboard of adviesgroep of als (grote) donateur. Voorwaarde is natuurlijk dat je op een goede manier uit elkaar bent gegaan. En ook daarom is het exitgesprek belangrijk.

 

Veel werk

Zoals ik eerder al opmerkte ben je met 50 vrijwilligers al snel een middel grote organisatie en dat vergt dus veel van het vrijwilligersmanagement. En aangezien degene die het vrijwilligersmanagement in zijn of haar portefeuille heeft meestal ook een vrijwilliger is, is het van belang om te kijken hoe je het vrijwilligersmanagement zo efficiënt mogelijk kunt doen en hoe je daar de moderne technieken via internet bij kunt gebruiken.

 

In mijn volgende blog meer over de inzet van deze online technieken en de belangrijkste do’s en don’ts voor vrijwilligersmanagement.

 

Mocht je voor die tijd al meer over dit onderwerp willen weten of heb je behoefte aan een adviesgesprek, bel me op 033 4450730 of plan hier een afspraak

LAAT ONS JE TERUGBELLEN

Stationsstraat 79-G

3811 MH, Amersfoort

8.30 - 17.00 uur Maandag t/m Vrijdag